نظام إدارة المراسلات – ونظام أرشيف المستندات

يتيح نظام إدارة المراسلات تتبع حركة مستندات الصادر والوارد مما يمكن المؤسسة من متابعة حركة تداول هذه المستندات والحصول على معلومات كاملة حول مواعيد تسليم وتسلم هذه المستندات للتأكد من عدم وجود تأخير في التعامل معها. وعلاوة على ذلك، يوفر النظام تحكم كامل في صلاحيات الاطلاع على جميع المستندات.

يدير العديد من البيانات التي توفر تتبع حركة أي مستند ويتيح النظام
انشاء مجموعات - انشاء مسارات - انشاء قوالب للخطابات – تحديد الخطابات الصادرة والواردة والمتأخرة والمنتهية – المسودات – واستخراج العديد من التقارير

يوفر نظام أرشيف المستندات إمكانية الاحتفاظ بنسخ رقمية من جميع مستندات ووثائق المؤسسة بما يسمح للعاملين بالمؤسسة بتداول هذه المستندات إلكترونياً دون الحاجة إلى تداول نسخ ورقية منها. وبالتالي يساعد هذا النظام على توفير الحيز الكبير الذي تشغله نسخ المستندات في صورتها التقليدية علاوة على توفير تكلفة النسخ التقليدي وما يستهلكه من أوراق وأحبار. كما يوفر النظام إمكانية البحث واسترجاع المستندات بما يحقق سرعة الوصول إليها.

إدارة وأرشفة المستندات والتي تشمل ملفات المراسلات والملفات المالية والملفات الإدارية والملفات القانونية وملفات الموظفين إلى جانب الإشراف على النظام